Procedura zgłoszeń zewnętrznych zgodnie z ustawą o Ochronie Sygnalistów - Procedura zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych zgodnie z ustawą o Ochronie Sygnalistów - Komenda Miejska Policji w Legnicy

Rozdział I.

Postanowienia ogólne

§ 1

Procedura dokonywania zgłoszeń zewnętrznych – zwana dalej procedurą stanowi realizację obowiązków wynikających z art.33 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.POZ.928) – zwanej dalej Ustawą § 2 Użyte w procedurze określenia oznaczają:

1) KMP w Legnicy – Komenda Miejska Policji w Legnicy;

2) KCH - Komisariat Policji w Chojnowie;

3) PPP – Posterunek Policji w Prochowicach;

4) podmiot prawny- jednostka organizacyjna wymieniona w pkt 1

5) sygnalista- osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w podmiocie prawnym

6) zgłoszenie zewnętrzne - informacja przekazana przez osobę o ustalonej tożsamości o naruszeniu prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa Rozdział II Komórka organizacyjna i osoby odpowiedzialne za procedowanie zgłoszeń

§ 3

1. Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych wyznacza się Zespół Kontroli KMP w Legnicy.

2. Upoważniony do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych funkcjonariusz Zespołu Kontroli KMP w Legnicy każdorazowo po wpływie zgłoszenia wyznacza osobę do dalszego procedowania zgłoszenia spośród posiadających odrębne upoważnienia funkcjonariuszy/pracowników Zespołu Kontroli KMP w Legnicy, Zespołu Komunikacji Społecznej KMP w Legnicy, Wydziału Wspomagającego KMP w Legnicy. Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez te osoby sprawuje Ekspert Zespołu Kontroli KMP w Legnicy.

3. Osoby upoważnione, o których mowa w ust.2 podejmują działania następcze, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych w tym do prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych.

4. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Miejski Policji w Legnicy na wniosek upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych funkcjonariusza Zespołu Kontroli KMP w Legnicy może upoważnić inne, bezstronne osoby z KMP Legnicy, KCH, PPP do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia lub w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

5. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osób z Zespołu Kontroli KMP w Legnicy, istnieje możliwość złożenia zgłoszenia bezpośrednio Komendantowi Miejskiemu Policji w Legnicy.

6. W okolicznościach, o których mowa w ust. 5 Komendant Miejski Policji w Legnicy, wyznacza Naczelnika Wydziału Wspomagającego KMP w Legnicy lub jego zastępcę, upoważnionego do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym do prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych – w zakresie dotyczącym przedmiotowego zgłoszenia. Przepis ust. 3 w odniesieniu do Naczelnika Wydziału Wspomagającego KMP w Legnicy lub jego zastępcy stosuje się odpowiednio.

7. Osoby, o których mowa w ust. 1-6 działają na podstawie pisemnego upoważnienia Komendanta Miejskiego Policji w Legnicy i są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności. Wzory upoważnień w tym zakresie stanowią załączniki Nr 4 i Nr 5 do Decyzji nr 215/2024. Rejestr upoważnień prowadzi Sekretariat Komendanta Miejskiego Policji w Legnicy. Rozdział III Poufność informacji

§ 4

Osoby upoważnione, o których mowa w Rozdziale II procedury zgłoszeń zewnętrznych, w zakresie przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Zachowanie tajemnicy (w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych) obliguje te osoby także po ustaniu stosunku pracy/służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę/służbę. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności stanowi załącznik Nr 2 do Decyzji nr 215/2024

§ 5 Przy przyjmowaniu i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowaniu działań następczych oraz związanych z tym przetwarzaniem danych osobowych, przedsiębrane są środki:

1) uniemożliwiające uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2) zapewniające ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

§ 6 Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§ 7 W trakcie procedowania zgłoszenia osoby do tego upoważnione posługują się jedynie numerem sprawy/zgłoszenia, co przyczyni się do zwiększenia poziomu poufności.

§ 8 W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez osobę nieposiadającą upoważnienia w tym zakresie, osoba ta zobowiązana jest do:

1) zachowania w tajemnicy informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia zewnętrznego bezpośrednio Komendantowi Miejskiemu Policji w Legnicy/funkcjonariuszom Zespołu Kontroli KMP w Legnicy upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu. Rozdział III Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych § 9 1. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są w formie ustnej (podczas bezpośredniego spotkania) lub pisemnej (w postaci papierowej). 2. Zgłoszenie, o którym mowa powyżej może zawierać zgodę na ujawnienie tożsamości sygnalisty.

3. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu. Przykładowy wzór druku formularza zgłoszenia stanowi załącznik Nr 3 do Decyzji nr 215/2024, przy czym stosowanie tego formularza nie jest obligatoryjne.

4. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez: a) wysłanie go na adres: Zespół Kontroli KMP w Legnicy ul. Asnyka 3, 59-220 Legnica, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”, b) doręczenie go osobiście do Sekretariatu Komendanta Miejskiego Policji w Legnicy ul. Asnyka 3, 59-220 Legnica w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w punkcie a).

5. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w § 3 ust.5 procedury zgłoszeń zewnętrznych, zgłoszenie takie może być dokonane poprzez: a) wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta Miejskiego Policji w Legnicy, ul. Asnyka 3, 59-220 Legnica, w zamkniętej kopercie z dopiskiem, jak w ust. 3 lit. a), b) doręczenie go osobiście do Sekretariatu Komendanta Miejskiego Policji w Legnicy, w zamkniętej kopercie z dopiskiem, jak w ust. 3 lit. a).

6. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 3 i 4, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Miejskiego Policji w Legnicy do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

7. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma tylko: Komendant Miejski Policji w Legnicy lub osoba go zastępująca oraz upoważnione osoby.

8. Na wniosek sygnalisty zgłoszenia dokonuje się podczas bezpośredniego spotkania w KMP w Legnicy w formie protokołu spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości sygnalisty, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest m.in. skorzystanie z numeru telefonu: 478741981, który jest niezależny od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach działalności Zespołu Kontroli KMP w Legnicy. Numer ten służy do kontaktu w sprawie sygnalistów i jest aktywny od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 do 15:00 (poza dniami ustawowo wolnymi). Podczas spotkania, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

9. Do zgłoszenia mogą być dołączone dowody utrwalone w formie elektronicznej. W takim przypadku do zawiadomienia dołącza się nośnik danych z wgranymi danymi multimedialnymi w postaci zdjęć, filmów, dźwięku.

10.Anonimowe zgłoszenia zewnętrzne nie będą rozpatrywane. Takie zgłoszenia pozostawia się bez dalszego biegu.

§ 10

1. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia. Rozdział IV Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego

§ 11

1. Upoważniony do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych funkcjonariusz Zespołu Kontroli KMP w Legnicy w terminie 7 dni od dnia wpływu do KMP w Legnicy zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w procedurze zgłoszeń zewnętrznych, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego - chyba, że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub osoba procedująca dane zgłoszenie ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszeń stanowi załącznik nr 11 do Decyzji nr 215/2024.

2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w § 3 ust. 5 procedury zgłoszeń zewnętrznych, Naczelnik Wydziału Wspomagającego KMP w Legnicy lub jego zastępca, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KMP w Legnicy zgłoszenia, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego - chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3. Jeżeli w zgłoszeniu nie zostanie podany adres do kontaktu, nie będą realizowane obowiązku informacyjne, w tym w szczególności obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia. Rozdział V Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 12 1. Każde zgłoszenie zewnętrzne podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. Wzór Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik Nr 6 Decyzji Nr 215/2024 2. Wpisów do Rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonują upoważnione osoby, o których mowa w § 3 procedury zgłoszeń zewnętrznych. Rejestr jest przechowywany w pomieszczeniu służbowym zabezpieczonym przed dostępem osób postronnych, w szafie zamykanej na klucz. 3. W zakresie zgłoszeń zewnętrznych nie mają zastosowania obowiązujące w KMP w Legnicy przepisy dotyczące form i metod pracy kancelaryjnej. Rozdział VI Weryfikacja zgłoszenia

§ 13

1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, która wpłynęło do KMP w Legnicy polega na ustaleniu:

1) czy przekazana informacja dotyczy jednego z obszarów określonych w art. 3 ust. 1 Ustawy,

2) czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania KWP - określonego szczegółowo regulaminem obowiązującym w KWP;

3) czy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę zawarto istotne nowe informacje na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

2. W celu uzupełnienia niekompletnego zgłoszenia, przede wszystkim w zakresie danych, o których mowa w ust. 1, istnieje możliwość zwrócenia się do zgłaszającego, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

3. W przypadku nieprzekazania wymaganych informacji, o których mowa w ust. 2 lub w przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1 informuje się zgłaszającego (w formie ustnej lub pisemnej – w zależności od obranego przez niego kanału do dokonywania zgłoszeń), że brak jest podstaw do dalszego procedowania sprawy w trybie ustawy oraz procedury, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych czy przekazania zgłoszenia zewnętrznego do organu właściwego w trybie Ustawy.

4. Zgłaszającego można poinformować, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych np. skargi, wniosku, petycji, jako przedmiot powództwa cywilnego lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Udzielona informacja nie wpływa na dopuszczalność wniesionego późnej środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana zgłaszającemu zawiera pouczenie w tym zakresie.

5. W zależności od przedmiotu zgłoszenia, np. stanowiącego informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, informuje się dodatkowo zgłaszającego m.in. o przekazaniu jego zgłoszenia do organu właściwego miejscowo i rzeczowo, celem dalszego procedowania sprawy.

6. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa w innym organie publicznym - ustala się organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, a następnie przekazuje się zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – oraz informuje się o tym sygnalistę. W miarę możliwości, przekazanie zgłoszenia zewnętrznego następuje za pośrednictwem kanałów do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych przyjętych w danym organie publicznym.

7. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę informuje się sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty. Fakt ten odnotowuje się wraz z uzasadnieniem w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

8. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek, podejmuje się działania następcze.

§ 14 Na żądanie sygnalisty wydaje mu się, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza się, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

§ 15 W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 k.p.a., lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy rozdziału 4 Ustawy oraz procedury.

§ 16 1. Dane sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że sygnalista wyrazi na to wyraźną zgodę, a także w przypadku, gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem, wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. W takim przypadku Ekspert Zespołu Kontroli KMP w Legnicy/osoba zastępująca, przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych, powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu. Wzór powiadomienia stanowi załącznik Nr 10 do procedury. 2. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia osoby upoważnione do weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych zobowiązane są do dbałości w zakresie zachowania poufności uzyskanych informacji, w szczególności, gdy wymaga tego sytuacja posługują się jedynie numerem tego zgłoszenia. 3. Zgoda sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości stanowi załącznik Nr 9 do Decyzji nr 215/2024 Rozdział VII Działania następcze

§ 17

1. Zasadniczym celem działań następczych jest weryfikacja prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym - polegająca na uprawdopodobnieniu zgłoszenia oraz przeciwdziałanie nieprawidłowościom, o których mowa w zgłoszeniu wewnętrznym – poprzez podjęcie działań zaradczych przed wystąpieniem skutków naruszenia prawa lub ich maksymalne zminimalizowanie po ich wystąpieniu.

2. Działania następcze realizowane są w szczególności w formie czynności weryfikacyjnych zmierzających do realizacji celów działania następczego.

3. W ramach działań następczych istnieje m.in. możliwość.: 1) zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie – z zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty; 2) odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, w celu zgromadzenia dodatkowych informacji; 3) pozyskiwania kopii dokumentów dot. badanego naruszenia – z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;

4. Upoważniony do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych funkcjonariusz Zespołu Kontroli KMP w Legnicy lub osoba, o której mowa w § 3 ust. 5 procedury, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego

5. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu i tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust.4

6. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia Komendantowi Miejskiemu Policji w Legnicy, zawierającym informacje o przebiegu realizowanych czynności i sposobie ich zakończenia.

7. Ekspert Zespołu Kontroli KMP w Legnicy/osoba zastępująca, zawiadamia sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego Rozdział VIII Zakaz działań odwetowych

§ 18

1. Jakiekolwiek działania odwetowe wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów – są zakazane. 2. Do kwestii związanej z zakazem działań odwetowych i środków ochrony, odnoszących się do zgłoszeń związanych z procedurą zgłoszeń zewnętrznych, zastosowanie mają przepisy Rozdziału 2 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Rozdział IX Zasady ochrony danych osobowych

§ 19 Dane osobowe przetwarzane są w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane niemające znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane.

§ 20

1. W KMP w Legnicy przechowuje się dane osobowe, które przetwarzane są w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

2. Po upływie okresu przechowywania, o którym mowa w ust. 1, dane osobowe są usuwane oraz niszczone są dokumenty związane ze zgłoszeniem. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo administracyjnych.

4. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 7 do procedury. 5. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 8 do procedury. Rozdział X Ochrona sygnalisty

§ 21

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postępowania w takich sytuacjach został określony w rozdziale 2 ustawy.

3. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych: 1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom; 2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie; 3) ochrona poufności, o której mowa w pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Rozdział XI Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń przez Rzecznika Praw Obywatelskich

§ 22 Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa będą przyjmowane przez RPO od dnia 25 grudnia 2024 r. wyłącznie przez dedykowane do tego celu kanały – informacja w tym zakresie umieszczona została w Biuletynie Informacji Publicznej RPO